Cómo localizar y solicitar registros sucesorios por Internet

Dado que los expedientes sucesorios son documentos judiciales públicos, cualquiera puede obtener una copia de los mismos. La tecnología moderna permite localizar este tipo de información y, en la mayoría de los casos, de forma gratuita.

Si te interesa consultar el testamento de una persona fallecida o un resumen de su patrimonio, quizá te sorprenda saber que probablemente puedas encontrar esta información disponible públicamente en Internet o, al menos, a disposición del público previa solicitud en las bases de datos de los condados locales.

Los registros sucesorios son públicos y prácticamente cualquiera puede consultarlos, a menos que se hayan tomado medidas específicas para proteger la privacidad del difunto o se hayan excluido explícitamente los bienes de la sucesión mediante su distribución por otros medios. A tal fin, la mayoría de los testamentos pueden consultarse en los registros del condado mediante una solicitud de acceso, a un coste mínimo (dependiendo del condado). Lo complicado es encontrar el expediente judicial adecuado y saber dónde buscar.

¿Qué son los registros sucesorios?

Casi todos los bienes importantes que no se transfieran tras el fallecimiento mediante un fideicomiso, una cláusula de beneficiarios, la propiedad conjunta u otros medios deben distribuirse a través del proceso de sucesión. El proceso de sucesión tiene por objeto validar el testamento del difunto, nombrar a un albacea de la herencia y supervisar legalmente la distribución de los bienes tras el fallecimiento.

La sucesión se lleva a cabo independientemente de si el fallecido tenía testamento, pero un testamento puede ser de gran ayuda para determinar quién hereda qué. Por ello, en los casos en los que existe un testamento válido, una parte importante del proceso consiste en validar el testamento e inscribirlo en el registro público. Si no existe testamento, la sucesión se llevará a cabo igualmente, y el reparto se basará en las leyes de sucesión intestada del estado en el que se desarrolle el proceso sucesorio.

Las leyes sobre sucesión intestada establecen, en la práctica, el orden en que se distribuyen los bienes tras el fallecimiento (por lo general, a los familiares más cercanos). La sucesión no se inicia automáticamente tras el fallecimiento. Debe iniciarse mediante una solicitud presentada por el representante personal del difunto, un amigo o uno de sus familiares supervivientes.

Cada estado tiene su propio código sucesorio; algunos se basan en el Código Sucesorio Uniforme, mientras que otros no. Sin embargo, a pesar de sus diferencias, todos los tribunales sucesorios suelen funcionar de la misma manera:

• • • Se presenta una solicitud para iniciar el proceso.
    • Se nombra a un albacea o albacea y se le otorgan ciertas facultades sobre los bienes de la sucesión (en interés del difunto y de sus beneficiarios).
    • Hay que resolver los últimos asuntos relacionados con la sucesión.
    • Se debe notificar a los acreedores y concederles un plazo para presentar sus reclamaciones.
    • Se deben atender todas las reclamaciones de los acreedores y saldar las deudas.
    • El resto deberá repartirse según lo dispuesto en el testamento o en la ley de sucesión intestada.
    • Las disputas y las impugnaciones sobre la validez del testamento deben plantearse y resolverse ante el tribunal sucesorio.
    • Una vez que se ha repartido la herencia, se da por concluida la sucesión.

Cada proceso sucesorio cuenta con su propio expediente judicial y los documentos adjuntos al mismo. Muchos de ellos, incluido el testamento, pueden solicitarse para su consulta (a menos que haya existido una razón válida para que un juez haya sellado los documentos).

Averigua dónde se presentó la sucesión

Quizá sepas en qué estado empezar a buscar, pero eso no suele ser suficiente. Los registros sucesorios son específicos de cada condado, y la información que buscas se encuentra en las oficinas del secretario del condado donde se presentó el expediente sucesorio. Además, no todos los condados denominan «tribunales sucesorios» a estos órganos, y pueden utilizar otros términos como «tribunal de huérfanos», «tribunal de sucesiones» o «tribunales ordinarios».

Un primer paso para averiguar dónde se inició el proceso sucesorio podría ser consultar los registros públicos de defunción. Los recursos en línea, como FamilySearch, pueden ayudarte a empezar a buscar a nivel estatal y a determinar dónde falleció una persona basándote en su nombre legal y la fecha o el año de su fallecimiento.

Algunos departamentos estatales facilitan copias del certificado de defunción previo pago de una tasa, lo que puede ser una opción más sencilla, aunque más costosa, que solicitar el mismo documento a través de la página web del condado. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la tramitación puede llevar bastante tiempo. Por ejemplo, la tramitación de una solicitud electrónica para un fallecimiento ocurrido antes de 1993 en California puede tardar hasta 12 semanas.

Haz una búsqueda exhaustiva en Internet

Cuando tengas un poco más de información, es posible que puedas encontrar un expediente judicial con una simple búsqueda en Google. Ten en cuenta que necesitarás indicar el condado correcto e incluir o probar términos como «tribunal sucesorio», «expedientes sucesorios», «expedientes judiciales», «expedientes de sucesiones», «tribunal de sucesiones» o «tribunales ordinarios».

Esto debería llevarte a la búsqueda de registros judiciales del condado correspondiente, que suele estar bajo la competencia de la secretaría del condado. Además, estas búsquedas específicas de cada condado te acercarán a los expedientes judiciales o registros sucesorios exactos de los que deseas obtener una copia.

Póngase en contacto con el secretario del condado

Si desea obtener un documento concreto relacionado con un proceso sucesorio, suele poder hacerlo solicitándolo a la oficina del secretario del condado correspondiente. Dependiendo del condado, esto puede hacerse por vía electrónica (en línea), por correo postal o por fax.

Algunos documentos se pueden obtener de forma gratuita. Otros, entre los que suele figurar el testamento, conllevan el pago de una tasa de copia. Esta tasa oscila entre un dólar y varios dólares por página. Si no es posible realizar la solicitud por Internet, es posible que el condado te exija acudir en persona.

¿Y si nunca se hubiera llevado a cabo la sucesión?

En este caso, lo más recomendable es ponerse en contacto inmediatamente con un profesional especializado en planificación sucesoria para analizar los pasos a seguir, sobre todo si conocía al fallecido y tiene acceso a su testamento o si, en algún momento, fue su representante personal. Ignorar la obligación de solicitar la sucesión tras el fallecimiento de una persona puede acarrear consecuencias como la responsabilidad económica por los gastos y facturas acumulados de la herencia.

Si estás buscando registros públicos de sucesiones por interés personal y no consigues encontrarlos en Internet, lo mejor que puedes hacer es acudir a un profesional especializado en planificación sucesoria en el condado donde falleció la persona. Es posible que te cobren una tarifa por ayudarte a obtener la información que necesitas, pero sus contactos profesionales suelen facilitar mucho el proceso.