Consejos para guardar documentos legales en un lugar seguro y accesible

Ha seguido todos los pasos, ha consultado el asunto con un profesional especializado en planificación patrimonial y ha firmado el borrador definitivo de su fideicomiso en vida. Lo ha inscrito ante un notario local, ha modificado la documentación de todos los bienes pertinentes para que reflejen su nuevo fideicomiso y está colaborando estrechamente con su fideicomisario para asegurarse de que esté preparado para gestionar su fideicomiso en vida una vez que usted fallezca.

Enhorabuena. Ha sido mucho trabajo, pero ha merecido la pena. Pero, ¿cómo garantizas su protección y seguridad? Seguramente ya habrás hecho algunas copias, pero debes guardar el original en un lugar donde no pueda ser robado ni destruido, y querrás mantener a salvo muchos otros documentos de planificación patrimonial, incluidas herramientas opcionales pero útiles como un poder notarial duradero, un testamento y un testamento vital.

Hay quien recurre a una caja fuerte ignífuga en casa. Hay quien guarda sus documentos legales en una cajita o una maleta escondida entre los calcetines. Hay quien recurre a métodos mucho más elaborados para ocultar sus documentos legales, algo de lo que quizá se arrepienta más adelante. Hay otras opciones, pero ¿cuál es la mejor?

En tu casa

La primera opción que se suele barajar es una caja fuerte. Las cajas fuertes son eficaces, sencillas y fiables, pero algunas pueden resultar bastante caras, y lo ideal es que elijas una que no se pueda robar. En segundo lugar, debes recordar la combinación y asegurarte de que tus seres queridos de mayor confianza también la conozcan. No basta con saber la combinación y guardártela para ti: si falleces sin haber revelado nunca la combinación de tu caja fuerte, todo este esfuerzo habrá sido en vano.

Quizás hayas pensado en escanear tu fideicomiso en vida y guardarlo «a buen recaudo» en un disco duro bajo llave o en tu ordenador, pero los fideicomisos en vida en formato digital no son válidos. Existen formas de aprovechar la tecnología moderna para mantener a salvo tus documentos de planificación patrimonial, y hablaremos de ellas más adelante.

Si no tienes una caja fuerte o no quieres tenerla, puedes esconder los documentos de tu planificación patrimonial, pero esto no es recomendable por razones obvias. Tu familia debe saber dónde guardas tu fideicomiso y debe tener acceso a él en caso de que te ocurra algo. Y lo que es peor, podrías olvidar dónde lo has guardado si lo escondes demasiado bien y no piensas en él durante varios años, hasta que intentes modificarlo.

En tu banco

Si no quieres guardar el fideicomiso en vida original en tu propia casa, hay muchas otras opciones. La primera que se me ocurre es una caja de seguridad. Estas se pueden encontrar en bancos y oficinas de correos. Aunque sin duda es una opción muy segura, es posible que tu familia no tenga derecho a acceder de inmediato al documento de tu fideicomiso en vida si decides guardarlo a tu nombre.

Si abres una caja de seguridad junto con tu pareja, esta podrá abrirla cuando tú ya no estés. De lo contrario, tu familia tendrá que solicitar una orden judicial para abrirla, lo que puede llevar bastante tiempo y, posiblemente, trastocar tu planificación sucesoria. Una forma de evitarlo es incluir la caja de seguridad en un fideicomiso. De este modo, el fideicomisario que designes tendrá acceso inmediato a la caja una vez que fallezcas.

Con tu abogado especializado en planificación patrimonial

El segundo mejor lugar, después de la cámara acorazada de un banco, es el despacho de tu abogado. Tu abogado ya debería tener una copia de tu fideicomiso en vida, así como de cualquier otro documento legal válido que hayas redactado y firmado con su ayuda. Sin embargo, los abogados suelen ayudar a sus clientes a guardar también los originales.

Con un fideicomisario

Otra opción es guardar el documento en un lugar seguro con tu fideicomisario. Anímale a que tampoco lo esconda demasiado bien. Los fideicomisarios no siempre sobreviven al otorgante del fideicomiso, y no querrás encontrarte en la incómoda situación de que el documento original del fideicomiso esté escondido y no tengas forma de acceder a él ni de saber dónde buscarlo.

Documentos jurídicos almacenados electrónicamente

Esta no es una opción para tu documento original, ya que una copia en línea no sustituye al documento físico. Existen algunos precedentes de planificación sucesoria digital, verificados a través de diversos medios, como la firma digital autenticada, la grabación en vídeo de la redacción y la firma de un testamento, y la certificación notarial por webcam.

Sin embargo, se trata de un terreno totalmente nuevo para el derecho sucesorio y, en absoluto, fiable. Aunque es indudable que las nuevas tecnologías emergentes desempeñarán un papel cada vez más importante en la forma en que elaboremos y almacenemos los planes sucesorios en el futuro, por ahora estas tecnologías sirven principalmente para cifrar y almacenar de forma segura copias digitales de los documentos legales en la nube, donde no pueden ser destruidos, como podría ocurrir con un disco duro averiado o un ordenador perdido.

No confíes en los medios digitales para guardar de forma segura tus documentos de testamento vital, y guarda siempre tu copia original en un lugar físico y seguro. Independientemente de si decides dejar tu fideicomiso con tu fideicomisario, tu apoderado, en tu banco, en tu oficina de correos o en la seguridad de tu propio hogar, es importante que tus amigos y familiares más cercanos y de confianza sepan dónde deben buscar para recuperar tus documentos de planificación patrimonial.

¿Qué ocurre cuando se pierden documentos legales?

Si se ha extraviado el documento de su fideicomiso en vida y usted ha fallecido, eso no significa necesariamente que no haya ninguna esperanza. Una copia (que su abogado seguramente tendrá) no tiene el mismo valor que el original, pero puede seguir siendo válida.

Sin embargo, el proceso para que la copia sea admitida como prueba puede resultar costoso y prolongado. Los detalles varían según cada caso. Si no se encuentra ni la copia ni el original, y no hay testamento, tus bienes se distribuirán según las leyes de sucesión intestada de tu estado. En cualquier caso, se recomienda encarecidamente que te asegures de que el original no se pierda.