Lista de comprobación para la administración de fideicomisos dirigida a principiantes

La constitución, la gestión y la liquidación de un fideicomiso pueden resultar muy complicadas en el proceso de administración del mismo. Tanto si usted tiene la intención de ser el futuro causante y desea constituir un fideicomiso para gestionar determinados activos de su patrimonio antes y después de su fallecimiento, como si ha sido designado fideicomisario sucesor del fideicomiso de un ser querido o un amigo.

En el proceso de la lista de comprobación para la administración de un fideicomiso intervienen muchas funciones, y todas ellas pueden resultar increíblemente complejas. Los fideicomisos no son exactamente como los testamentos. Mientras que un testamento es un conjunto formal de instrucciones, certificadas ante notario, que se dejan para que las siga un albacea designado durante un proceso de sucesión supervisado por un tribunal, la ejecución de un fideicomiso no está supervisada por un tribunal, y un fideicomiso funciona más bien como una entidad jurídica definida y activa que como un conjunto estático de instrucciones.

La gestión del fideicomiso es responsabilidad del fideicomisario. Esta responsabilidad incluye la supervisión de la gestión y la distribución final de los activos del fideicomiso, la distribución de los ingresos relacionados con el fideicomiso, las cuestiones fiscales relacionadas con el fideicomiso y la sucesión, y mucho más. El documento constitutivo del fideicomiso establece las directrices del mismo. Se trata de una entidad jurídica capaz de mantener activos «en fideicomiso» en nombre del creador del fideicomiso, o otorgante, en beneficio de los beneficiarios designados en el fideicomiso.

El proceso de gestionar y, en última instancia, disolver un fideicomiso se denomina «administración del fideicomiso». Dependiendo de la finalidad del fideicomiso, las obligaciones del fideicomisario pueden prolongarse durante varios años tras el fallecimiento del fideicomitente. La administración del fideicomiso es un proceso complejo que puede simplificarse mediante una lista de comprobación para la administración del fideicomiso. A continuación, te indicamos algunos aspectos que debes tener en cuenta.

Conceptos básicos para elaborar una lista de comprobación para la administración de un fideicomiso

En primer lugar, es muy recomendable contar con la ayuda de un profesional especializado en planificación patrimonial si tiene intención de redactar un contrato de fideicomiso y utilizar un fideicomiso para su patrimonio. Un profesional especializado en planificación patrimonial también podrá orientarle en las etapas iniciales de la creación de un fideicomiso (si usted es el otorgante del fideicomiso) o ayudarle con las tareas administrativas que conlleva ser nombrado fideicomisario sucesor (si usted es fideicomisario).

Los fideicomisos no están sujetos a supervisión judicial, lo que agiliza su gestión, administración y disolución. Sin embargo, esto también implica que, en gran medida, deberá valerse por sí mismo. Un profesional con experiencia en planificación patrimonial puede ayudarle a garantizar que cumpla adecuadamente con sus obligaciones como fideicomisario sucesor, es decir, sin incurrir en sanciones por incumplir plazos u omitir pasos específicos del proceso de administración.

Lista de comprobación para la administración de fideicomisos

La administración de un fideicomiso comprende lo siguiente:

• Notificar a los acreedores y beneficiarios tras el fallecimiento del otorgante.
• Identificar, acumular, proteger y gestionar los activos del fideicomiso.
• Rellenar y presentar los formularios de planificación patrimonial necesarios para cumplir con el plan del otorgante, lo que incluye utilizar un testamento de transferencia para incorporar al fideicomiso los activos que hayan quedado fuera de él antes de que comience la sucesión.
• Ponerse en contacto con el IRS para obtener un número de identificación fiscal ( TIN) con el que comenzar a gestionar los asuntos fiscales del otorgante.
• Gestión de las distintas declaraciones finales relacionadas con el fallecimiento del otorgante, incluidas las declaraciones del impuesto sobre sucesiones y donaciones
• Debatir y ultimar la distribución de los ingresos del fideicomiso, incluidos los ingresos preliminares del mismo.
• Supervisar la distribución de los bienes del fideicomiso y, por último,
• Disolución del fideicomiso.

Lo anterior es un resumen conciso de lo que suele implicar la administración de un fideicomiso y no es ni exhaustivo ni completo. Los distintos fideicomisos también requieren tareas muy diferentes a lo largo del proceso de administración. Algunos fideicomisos se redactan expresamente para evitar o minimizar (legalmente) los impuestos sobre sucesiones, por ejemplo. Otros se crean para proporcionar una asignación mensual limitada a beneficiarios adultos que, de otro modo, podrían malgastar su herencia.

Algunos fideicomisos se crean con el fin de mantener y gestionar el patrimonio familiar durante generaciones, pasando de un fideicomisario a otro. Un profesional especializado en planificación patrimonial puede asesorar a los otorgantes durante el proceso de constitución del fideicomiso. Cuando llega el momento, transmiten de forma eficaz la información y los conocimientos al fideicomisario sucesor. A continuación se describe cómo puede ser la administración de un fideicomiso.

Reunión con un profesional

Probablemente, la primera tarea del fideicomisario será reunirse con el profesional de planificación patrimonial que sentó las bases. O bien, un profesional con experiencia en planificación patrimonial puede ayudarle a comprender sus obligaciones como fideicomisario sucesor tras el fallecimiento del otorgante. La administración del fideicomiso se reduce, en la mayoría de los casos, a los trámites necesarios para disolverlo y darlo por concluido.

Durante la reunión inicial, el fideicomisario recibirá información sobre el alcance y el contenido del fideicomiso, así como sobre sus obligaciones iniciales en relación con los distintos plazos que deben cumplirse inmediatamente tras el fallecimiento del fideicomitente. Por ejemplo, cuando fallece el fideicomitente, el fideicomisario sucesor dispone de un plazo máximo de 60 días para notificarlo a los beneficiarios correspondientes. Estos, a su vez, disponen de 120 días para impugnar el fideicomiso. Analicemos algunos de estos plazos y las diversas tareas que deben realizarse dentro de un plazo determinado.

Tareas iniciales

El testamento de transferencia es un documento que, en esencia, recoge los bienes que deberían haberse incorporado a un fideicomiso pero que no lo fueron debido al fallecimiento prematuro del fideicomitente. Un testamento de transferencia permite al fideicomisario sucesor incorporar el resto del patrimonio del fideicomitente a su fideicomiso y evitar el proceso de sucesión. El testamento de transferencia debe presentarse en un plazo de 30 días a partir del fallecimiento del fideicomitente.

Esto es especialmente relevante si no existe ningún otro tipo de testamento. Si el otorgante tenía tanto un fideicomiso como un testamento convencional, es probable que también haya designado a un albacea. La función del albacea es administrar el testamento y el resto de la herencia. En estos casos, el albacea y el fideicomisario deben comunicarse y repartirse sus respectivas tareas de forma adecuada, asegurándose de que sus responsabilidades no interfieran entre sí.

Supongamos que un fideicomiso constituido por el fideicomitente es su única forma de planificación sucesoria o la principal. En ese caso, el fideicomisario debe recurrir a un testamento complementario para garantizar que ningún activo se distribuya con arreglo a las leyes de sucesión intestada específicas del estado. El albacea también debe notificar a los beneficiarios en un plazo relativamente breve tras el fallecimiento del fideicomitente.

Aspectos fiscales

Un fideicomisario sucesor debe ponerse en contacto con el IRS y solicitar un número de identificación fiscal si se encarga de gestionar los asuntos fiscales finales del otorgante. Para ello, deberá presentar los formularios 706 y 709, la declaración final del impuesto sobre la renta (si el otorgante presentaba la declaración como persona física) y cualquier declaración fiscal estatal pertinente, normalmente antes de la siguiente fecha límite de presentación de la declaración de la renta (^{el 15} de abril en la mayoría de los años).

En el caso de cualquier bien inmobiliario a nombre del fideicomisario para la transferencia de activos a los respectivos beneficiarios, el fideicomisario también deberá presentar una «Declaración preliminar de cambio de titularidad» ante el organismo estatal correspondiente. Las consideraciones fiscales siguen siendo relevantes en los casos en que se prevea que un fideicomiso distribuya ingresos a sus beneficiarios antes de su disolución.

Además de los impuestos estatales sobre el patrimonio, algunos estados también aplican un impuesto de sucesiones (no existe un impuesto federal de sucesiones). Las rentas abonadas a los beneficiarios también se consideran ingresos obtenidos, lo que significa que tus herederos deberán pagar el impuesto sobre la renta. Si dependen de su nivel de ingresos actual para recibir ayudas públicas, este es un aspecto que hay que tener en cuenta antes de proceder a las distribuciones.

Mucho, mucho más

Las funciones de un fideicomisario pueden abarcar desde tareas administrativas generales hasta menudos asuntos financieros y fiscales. Esto incluye la gestión de inversiones, la cancelación de tarjetas de crédito, la colaboración con contables públicos para revisar la situación financiera del otorgante, la comunicación con asesores jurídicos de otros estados para los procedimientos sucesorios complementarios (en el caso de activos situados en otros estados), la colaboración con expertos en inmigración y planificación sucesoria para garantizar los derechos de un cónyuge no ciudadano, y mucho más.

Si te sientes abrumado, no te preocupes: los fideicomisos son complejos y la gestión de una sucesión no es tarea fácil. Plantéate trabajar con nosotros para constituir y administrar tu sucesión y evitar posibles problemas.